開示等の申込み手続きについて

 

 

当社では、下記の手続きにより、ご本人または代理人から、保有個人データの「利用目的の
通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者への提供の停止」または第三者
提供記録の開示等の請求等に対応させていただいております。
当社は、保有個人データを以下の利用目的の達成に必要な範囲を超えてご本人の同意が
無く第三者に提供することはありません。
<当社の保有個人データの利用目的は以下のとおりです。>
１. 入社に関する処理　 ２. 雇用主としての基本情報（氏名、住所、連絡先等）の管理
３. 人事考課 ４. 租税、社会保険等の手続き　 ５. 給与、賞与などの支払処理
６. 出勤、休暇などの時間管理　７. 勤務状況の証明　 ８. 行政上必要な処理
９. その他管理上必要な処理
<当社の開示対象ではありませんが、受託業務で個人情報を取得する際の利用目的は以下
のとおりです。>
（当社が業務を受託し、ダイレクトメール等の発送に係る宛名ラベル等の個人情報。）
当社は委託元との間で、事前に契約書を取り交わしています。
<当社の個人情報の取り扱いに関する苦情および相談窓口>
以下�@に記載の窓口へお問合せください。

 

�@保有個人データの取扱いまたは第三者提供記録の開示等のご請求および苦情
の申し出先当社の保有個人データの開示等のご請求および苦情の申し出先は、
以下のとおりです。
当社所定の申請書、必須書類、手数料を同封の上、当社宛に書留郵便にてご送付を
お願い致します。
※なお、書留郵便に要する費用は、恐れ入りますが請求者ご負担でお願い致します。

 

株式会社ＣＯＣＯＮＥＴ
　　　個人情報保護管理者（PM事務局　係長）
　　　350-0027　埼玉県川越市南田島584-1 （電話：049-293-3586）
　　　月〜金　10：00〜17：00　祝日を除く

 

�A保有個人データの取扱いまたは第三者提供記録に関する苦情の解決の申し出先
当社は、認定個人情報保護団体の対象事業者です。
個人情報の取扱いに関する苦情の解決の申出先は以下のとおりです。

 

　　　一般財団法人日本情報経済社会推進協会
　　　認定個人情報保護団体事務局
　　　106-0032　東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内
　　　（電話：03-5860-7565 、0120-700-779）
　　　平日 9：30〜12：00、13：00〜16：00

 

�B開示等の申込みに際して提出する書面
開示等の申込みを行なう場合は、当社所定の申請書をご請求ください。
１．当社所定の申請書（開示等請求書）
２．ご本人であることを証明する公的証明書の写し（有効期間内に限る）1通
　　（（運転免許証、健康保険証、パスポート、個人番号カード等）
※本籍地が記載されている場合は、都道府県名のみを残し、その他は黒く塗り
　つぶしてください。

 

�C開示等の申込みを代理人が行なう場合
法定代理人が開示等の申込みをする場合は、法定代理人自身の「ご本人であることを
証明する公的証明書の写し」に加え、法定代理人としての資格を有することを証明する
書類の写しを提出してください。
１．親権者
　　ご本人との関係が証明できる戸籍謄本または住民票（発行日より3ヶ月以内に限る）
　　１通

 

２．未成年後見人
　　・ご本人との関係が証明できる戸籍謄本または裁判所の選定決定書の写し（発行日より
　　　3ヶ月以内に限る）または後見登記の登記事項証明書　１通

 

３．成年後見人
　　裁判所の選定決定書の写（発行日より3ヶ月以内に限る）または後見登記の
　　登記事項証明書１通

 

４．任意代理人
　　ご本人直筆および実印押印による委任状　１通
　　ご本人の印鑑登録証明書（発行日より3ヶ月以内に限る）　１通

 

�D開示等の申込み手数料
開示等の申込みで、利用目的の通知、開示または第三者提供記録の開示等の請求を
行なう場合、１回の申請につき1,000円(税込)の手数料を申し受けます(訂正、追加、
削除、利用停止、消去、第三者への提供の停止の請求については無料)。郵便局で
1,000円の定額小為替証書をご購入いただき、申請書類に同封してください（請求者負担）。
ご購入の際には、別途、郵便局所定の手数料が掛かります。申込み手数料が不足していた
場合、または 1,000円の定額小為替証書が同封されていなかった場合は、開示等の申込み
に応じることはできませんので、ご注意ください。

 

�E開示等の申込みに対する回答方法
当社は、電子メール等による電磁的記録の開示は、漏えい、誤送信等のリスクを回避する
為行っておりません。その為、請求者の申請書に記載されている住所宛に書面により
回答申し上げます。ただし、次に定める事項に該当する場合は情報を開示致しません。
開示しない場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。また、開示できない場合に
ついても手数料の返還はできかねますので、ご容赦ください。
　・申請書に記載されているご本人の住所や氏名など、本人確認のための書類に記載
　　されている情報が、当社が保有する情報と一致せず、本人確認ができない場合
　・申請書類に不備があった場合
　・開示等の申込みの対象が当社の保有個人データ又は第三者提供記録に該当しない場合
　 ・代理人による開示等の申込みに際して、代理権が確認できない場合
　・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
　・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
　・法令に違反する場合

 

�F開示等の申込みに伴い取得した個人情報の利用目的
開示等の申込みに伴いお預かりした個人情報は、ご本人または法定代理人による、
利用目的の通知、、開示、内容の訂正利用の停止など、請求への回答の目的でのみ
利用し、それ以外の目的に利用することは一切ありません。提出していただいた申請書類
などは、開示等の申込みに対する回答の終了後から２年間保存し、その後は機密抹消処理
致します。

 

�G保有個人データの安全管理の為に講じた措置
（本人の知り得る状態に置くことにより当該保有個人データの安全管理に支障を及ぼすおそれが
あるものを除く。）

 

（1）基本方針の策定
当社は、個人データの適正な取扱いの確保のため、法令、国が定める指針等を遵守し
「苦情および相談窓口」および「開示等の請求等の窓口」を設置、個人データを本人の知り
得る状態に 置いています。

 

株式会社ＣＯＣＯＮＥＴ
　　個人情報保護管理者（PM事務局　係長）
　　350-0027　埼玉県川越市南田島584-1 （電話：049-293-3586）
　　月〜金　10：00〜17：00　祝日を除く

 

（2）個人データの取扱いに係る規律の整備
当社は、個人データの取得、利用、保存等を行う基本的な取扱方法「取得、利用および
提供に関する規定」および「安全管理規定」を整備し、個人データを適法かつ公正な手段
によって取り扱い、適正に管理しています。
個人データを取得した場合は、あらかじめ、その利用目的を公表している場合を除き、
速やかに、その利用目的を本人に通知、または公表します。
個人データは利用目的の達成に必要な範囲内で利用します。
個人データは法令や契約等に沿った、保存期間の設定を行い、保存期間を経過した
個人データは消去します。

 

（3）組織的安全管理措置
当社は、「個人情報特定規定」、「安全管理規定」および「監査規定」を整備し、
個人データの取り扱い状況および利用状況を台帳等に記録し、責任者を明確化、
管理・確認し、権限が与えられた従業者のみが個人データを取り扱います。
また、「緊急事態への対応規定」を整備し、漏えい等の事案が発生した際の責任者への
報告・連絡体制が整備されています。
・漏洩等が発生した際、通知事項を当社のホームページに掲載し、本人が知り得る状態に
　置きます。
・二次被害の防止、類似事案の発生防止の観点から、事実関係及び再発防止策等を
　遅滞なく早急に公表するため、一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）へ
　報告し、当社のホームページに掲載します。
当社は、「運用確認規定」および「マネジメントレビュー規定」を整備し、個人データの
　取り扱い状況を把握し、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組みます。

 

（4）人的安全管理措置
当社は、「教育規定」を整備し、個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に
定期的な教育を実施しています。また、「従業者監督規定」を整備し、「就業規則」には
秘密保持に関する事項を記載、従業者を採用する際は「誓約書」を取得しています。

 

（5）物理的安全管理措置
当社は、「安全管理規定」を整備し、個人データは責任者から権限が与えられた従業者
のみが入室できる施錠可能な場所で取り扱い、権限の無い従業者の閲覧、取り扱いを
禁止しています。
また、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するため、
書庫等に施錠、保管するとともに、社内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ
場合は、容易に個人データが判明しないよう、データは暗号化、パスワードによる保護等を行い、
施錠できる搬送容器等に格納する措置を実施します。
個人データを削除した場合は、台帳等に記録し、個人データを削除又は個人データが記録
された機器・電子媒体等を廃棄する場合は、物理的な破壊、または法令や契約等に沿った
廃棄を実施します。
個人データが記載された書類等を廃棄する場合は、シュレッダーまたは廃棄業者に依頼し、
法令や契約等に沿った廃棄を実施します。

 

（6）技術的安全管理措置
当社は、「安全管理規定」を整備し、個人データを取り扱うことのできる機器および、
当該機器を取り扱う従業者を明確化しユーザーID・PWを付与、権限の無い従業者による
個人データの取り扱いを禁止しています。
当社の社内システムはＶＰＮ接続を使用、ウィルス対策ソフトをすべてのPCにインストールし、
個人データを取り扱う機器を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護し、
ソフトウェア等は自動更新機能等の活用により、最新の状態にする仕組みを導入しています。
また、情報システムの使用に伴う個人データの漏えいを防止するため、メールの利用、
マルウェア対策等について「安全管理規定」を遵守し、個人データを通信で送信する場合は、
暗号化やパスワード等で保護します。

 

（7）外的環境の把握
当社は、外国において個人データの保管および外国にある第三者に個人データの提供は
行っておりません。

 

�H当社の名称及び住所並びに代表者の氏名

 

　　株式会社ＣＯＣＯＮＥＴ
　　350-0027　埼玉県川越市南田島584-1 （電話：049-293-3586）
　　代表取締役　野崎　浩二